E-mail: het communicatiespook

Word je ook al aardig gestoord van en door al die hoeveelheid
e-mails die je dagelijks ontvangt?
Stuurt je collega die tegenover je zit jou zelfs al een e-mail?
Dan wordt het hoog tijd voor bezinning en terug te keren naar de werkelijke wereld van de communicatie.

@ email foto

In bijna alle trainingen en coachgesprekken die ik met cursisten mag beleven, komt het onderwerp altijd wel een keer terecht op het fenomeen e-mail.
Het blijkt in de praktijk vaak te zorgen voor een dagelijkse stress.
Helaas neemt de hoeveelheid en vaak onzinnigheid van e-mail steeds meer toe.
Ik heb het nu niet eens over de ongewenste reclamevorm, de spammail, maar in het bijzonder over de gestuurde berichten van collega’s (de interne klanten), de relaties, klanten en toeleveranciers.

A.s.a.p., urgent, strikt persoonlijk en vertrouwelijk, spoed, met de hoogste prioriteit, de meeste voorrang, onmiddellijk antwoorden.
En zo kan ik er nog wel een aantal aan toevoegen. Herken je dit?
En wil je een oplossing voor dit probleem? Lees dan verder.

Technologische ontwikkelingen
Wat gebeurde er in de tijd dat e-mail nog niet bestond?
Toen was er in ieder geval de snelle fax.
Wat gebeurde er in de tijd dat de fax nog niet was uitgevonden?
Toen was er de snelle telex.
Wat gebeurt er als e-mail straks door de volgende technologische ontwikkeling is achterhaald?
Gewoon hetzelfde, net als vandaag de dag.
Hetzelfde gebeurt ook met sms, WhatsApps en wat er verder nog zit aan te komen.

We worden gek gemaakt door de snelle communicatiemogelijkheden.
Of liever gezegd, we laten ons gek maken en we laten ons leven door de techniek van deze tijd.

Het is een kwestie van discipline om er goed mee om te gaan.
Niets meer en niets minder.

E-mail is niets anders dan gewone post. Een bericht, waarvan JIJ bepaalt wat je er mee doet en wanneer en hoe en of je wel dient te reageren.
Het is post en zo moet je er ook mee omgaan.

► Niemand mag verwachten dat als er een e-mail is verzonden, er ook direct antwoord komt.

Immers, hoe weet de afzender of je op dat moment wel bereikbaar bent of in staat bent om te reageren?

Degene die een onmiddellijk antwoord verwacht, is verkeerd bezig en niet de ontvanger!
Als het werkelijk zo dringend en zeer belangrijk is, dan hebben we altijd nog de ons welbekende telefoon!
De ouderwetse of de mobiele, direct contact of via voicemail. Maar persoonlijk bereikbaar zijn we!

Een persoonlijke aankondiging dat er een dringende e-mail wordt verstuurd, geeft de ander gelegenheid deze eventueel met voorrang te behandelen.
En de afzender kan dan ook op een antwoord rekenen. Kwestie van prioriteiten en planning, wederzijds.

10 Tips voor een ontspannen werkwijze om met e-mails om te gaan.

Hoofdregel: Alleen jij bepaalt de prioriteit van een e-mail, nooit de afzender!

  • Leeg de mailbox maximaal drie of vier keer per dag.
  • Bepaal wat je wel en niet wilt lezen.
  • Werk nooit de e-mails af op volgorde van binnenkomst.
  • Stel prioriteiten in de behandeling naar belangrijkheid van de
  • Voorkom zoveel mogelijk cc’s.
  • De knop ‘delete’ moet het meest worden gebruikt.
  • Maak alleen kopieën indien hoogst noodzakelijk.
  • Stuur desnoods een bericht van ontvangst met een datum of tijdstip waarop je gaat antwoorden.
  • Bedenk dat de prioriteit van een ander niet die van jouzelf hoeft te zijn.
  • Laat je vooral niet verleiden tot de bekende nieuwsgierigheid.

Tot slot:
Realiseer dat e-mail een communicatiemiddel is en niet een doel op zich!

Ik wens een ieder veel ‘rust’ en vooral veel ‘tijdwinst’ met de toepassing van deze tips.

Handtekening Herman Meijer -blauw

http://www.oravi.nl

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s